【重要提示】请准备好审批材料后，登录西安电子科技大学外事系统综合管理服务平台--因公出国（境）模块进行申报。

材料清单：

1.邀请信；

2.邀请信翻译件；

3.身份证扫描件；

4.经费预算表（使用8、9开头的经费需要提供，横向经费以及其他经费除外）；

5.录用论文首页（如参加国际会议）；

6.其他费用凭证（若有，如注册费等）。

补充材料说明：

1.如出访人为重要涉密人员（是否为重要涉密人员可与保密办确认，地点：南校区行政楼506联系电话：81891439），须要提供一份保密办开具的《西安电子科技大学涉密人员出国（境）行前保密教育情况表》（签字、盖章，纸质版1份）。2.如出访人已经到了法定退休年龄，须提供在职证明（人事处开具，签字、盖章，纸质版2份）。

3.65岁及以上人员申请因公出国（境），需提供学校医院（或省二级以上医院）出具的健康证明、家属同意出访意见、境外医疗保险。

邮箱：gwcf@xidian.edu.cn

办公地点：南校区行政楼317国际合作与交流部学术交流科咨询电话：杨老师、胡老师81891338

如已有因公护照且护照过期时间距离出访时间大于6个月，无需再次办理。

如没有因公护照，或护照过期时间距离出访时间不足6个月，需到省外办进行录指纹和照相，用于办理因公护照。照片及照相回执请尽快交回国合部学术交流科（南校区行政楼317），用于办理因公护照。

照相、录指纹的注意事项：

一.照相流程（需携带身份证原件，户口本原件/复印件/电子版）

1.向照相室工作人员告知出访国家；

2.照相并在登记册中填写个人信息；

3.持登记册到大厅出国咨询服务窗口缴费并开具发票；

4.缴费后持登记册返回照相室领取数字照片回执单、纸质版照片和卡片U盘，并核对照片及回执单（赴港澳及因公护照在有效期内人员不需要回执单）；

5.前往办事大厅5号窗口采集指纹（赴港澳及因公护照在有效期内人员不需要采集指纹）。

二.照相要求

·免冠摘镜；双唇自然闭合不露牙；国家公职人员不着制式服装；不着连帽衫、不着浅色衣服、女士不穿低胸、高领或吊带衣服；

·不戴头饰、耳环、项链等饰品；

·因宗教原因须戴头巾者，眉、眼、鼻、口、脸、额、两耳轮廓必须清楚呈现。

三.其他注意事项

·10人以上团组照相需提前预约

·个别国家签证照片有特殊要求需单独制作，照片规格均以各大使领馆要求为准。

发票抬头：西安电子科技大学

统一社会信用代码：121000004352307294

地址：西安市太白南路2号西安电子科技大学

照相发票请自行妥善保管，出访后可与其他费用一并报销；4.温馨提示：省外办院内不能停车，开车可停至省外办前500米神州高速酒店院内。

省外办地址：地址：东南城角生产力大厦2楼（环城南路与太乙路十字东北角）

省外办上班时间：09：00-12：00，13：00-17：00（夏季7月、8月：14：00-17：00）

照相室电话：029-82487414

材料齐全后，审批流程开始，将经过国合部预审、二级单位审批、人力资源部审批、保密办审批、财务审批、国合部审批、外事工作领导审批、出具任务批件等。此过程约5-10个工作日。

审批通过后，请在系统中预约行前教育，按照预约时间到国合部参加行前教育，并在护照申领材料上签字。国合部专办员将向外办递交护照申领材料，此过程需要10个工作日。申领出后，国合部老师将通知领取，请及时关注进度，以便及时准备签证材料或领取护照。

各国签证材料请点击左侧栏目“各国签证材料”。签证材料准备完毕后，请将相关电子材料发至gwcf@xidian.edu.cn，将纸质版材料、照片、签证费等交至国合部。

签证签发后，国合部将在外办领取签证后通知老师领取。

1.出境前请仔细阅读：《西安电子科技大学因公出访团组及个人行前教育内容》（在国合部领取）；

2.严格按照批件所批复的出访日期和路线执行任务，不得擅自提前或推后出访时间，不得延长在外停留时间。

3.因公短期出访未经批准、没有按照批件时间出访、以及超时绕道的责任人，按照如下规定处理：（1）校内处分：我校将暂停办理违规人员出访手续1-2年，并在全校范围内予以通报批评，情节严重者，将按有关规定追究其相关责任，所有费用不予报销。（2）党内处分：根据新修订的《中国共产党纪律处分条例》第131条再次重申：临时出国（境）团（组）或者人员中的党员，擅自延长在国（境）外期限，或者擅自变更路线的，对直接责任者和领导责任者，给予警告或者严重警告处分；情节严重的，给予撤销党内职务处分。（3）其他人员参照此标准执行。

1.归还因公护照：回国后5日内，将因公护照上交国合部，由国合部交至省外办保管，归还之前，请务必复印护照信息页、签证页、出入境章页以便后期报销及日后备查；

2.提交总结：回国后30日内，在系统内填写出访总结。

3.执行情况公示:国合部老师会对材料进行审核，之后在系统内进行5个工作日公示。公示期结束，国合部老师将通知领取报销材料。