政策法规

随着我国对外开放的不断扩大和我校学术水平的不断提高,由我校主办和协办的国际学术会议逐年增多。举办国际会议为我校了解国外最新科技动态,推动对外科技合作与交流,展示我校科技成就和实力,扩大我校在国际科技界的影响等都起到了重要的促进作用。根据最新的国家有关文件规定,举办国际学术会议实行中央和省(部)两级审批。未经审批我校任何部门不得以学校的名义主办和协办任何形式的国际学术会议。
为进一步规范国际学术会议的申办程序、强化组织管理工作,并结合我校的实际情况,特制定如下规定。

一、“国际学术会议”是指与会者来自三个或三个以上国家(含中国),以科技内容为主题的会议,主要包括:国际科技组织委托中国有关机构举行的年会、例会及其它会议;综合性国际组织在华举办的科技方面的各类会议;涉及某一专门领域或是为某一课题举办的国际研讨会;在华举办的国际科技展览附设的研讨会等。

二、举办国际会议须严格控制邀请外宾的规模和规格,未经审批不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访,避免国际会议片面追求参会人数。与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际会议,规模原则上不得超过往届。

三、学校鼓励各单位积极申办国际学术会议及研讨会,可根据会议财务收支情况,酌情予以资助,国际学术会议资助3-5万元,国际学术研讨会资助1-3万元。在华举办国际会议费用开支标准和财务管理必须依照财政部《关于印发<在华举办国际会议经费管理办法>的通知》(财行[2015]371号)文件的相关规定执行。

四、国际处是申办国际学术会议的归口管理单位。会议主办或承办单位一般应提前半年向国际处提交《国际会议申请报告》、《国际会议经费预算表》并接受审核,国际处报主管校领导审核后,上报教育部审批。一般性国际学术会议报教育部审批,自受理后,通常需1-2个月答复;如果会议属于重大国际会议,而且会议主题涉及政治敏感问题,或是系列性的国际组织年会,国际影响大,或中外方参会代表中有重要政界人物,则由教育部转送国务院有关部门审批,通常需3-4个月答复。

五、办会单位收到会议批件后,方可对外承诺举办会议,并开展筹备工作。尽快组成程序委员会和组织委员会,其成员应有学术地位和组织能力,能承担会议的学术活动及其它会务活动的具体工作。在举办国际学术会议时,应本着高效、节约和安全等原则,办会单位、国际处、财务处、科研院等各相关部门应相互协作,共同举办好国际学术会议。

六、国际学术会议材料的收集、整理、立卷、归档由办会单位负责。办会单位应将会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等应归档的材料及时归档。

七、国际学术会议结束后,办会单位应在两周内将实际参会人员名单、会议文集、会议期间形成的一些重要资料以及反映会议学术水平和效果为主要内容的《国际会议学术性总结报告》提交国际处,最后由国际处整理后将总结材料上报教育部备案。报销时必须提交《国际会议经费决算表》和《国际会议批复文件(复印件)》。会议费不能超支,若有结余用途与单位发展基金用途相同。

附件:

1.国际会议申请报告

2.西安电子科技大学国际会议经费预算表

3.西安电子科技大学国际会议费支出决算表

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